1. 広報誌の目的
本広報誌（ビレジ・ニュース）は、年二回～三回発刊を予定しており、地域住民同士のつながりを深め、安心して暮らせるまちづくりを推進することを目的としています。
自治会活動の報告や地域の最新情報をわかりやすく発信し、住民の皆さまに自治会活動への理解と参加を促進します。
- 自治会活動の報告・周知
- 地域イベントや行事の案内
- 生活に役立つ情報の提供（防災・防犯・福祉など）
- 地域住民間の交流促進
- 住民の意見・要望の共有
2. 作成の流れ
役割分担と責任
企画においては事業部が編集委員会を開き、編集委員会で立案が行われます。広報部は全体のスケジュール管理と原稿管理・進捗の監督を行います。
各部署の主な責務（役割分担図より）
- 編集委員会
- 企画立案・提言、掲載内容の最終確認（校了前チェック）、発行の最終決裁
- 事業部
- 会報誌のテーマ設定、掲載記事の選定、原稿の執筆・作成
- 各部長
- 広報部より執筆の依頼があった場合、担当記事の執筆を実施
- 広報部
- 原稿の手配・回収、編集・校正、発行スケジュール管理、印刷会社（アートスペース）との調整
- 株式会社アートスペース
- 誌面のレイアウト・デザイン、印刷
企画立案
事業部より編集委員会が開かれ、編集委員によって内容をとりまとめて掲載内容を決定します。
- 担当へ企画の依頼
- 企画のとりまとめ
- 部長会へ提出 → 企画の決定
取材・資料収集
取材・撮影の依頼がある場合は、必要に応じて副会長、担当部長もしくは広報部が対応します。
資料収集は、原則として執筆者が行います。
- 取材・撮影の実施
原稿依頼
記事作成は執筆担当者が行い、原稿および写真を用意します。
割り当て文字数を考慮して、寄稿を依頼します。
- 紙面レイアウトに応じた文字数配分
- 執筆依頼
編集・校正
原稿受領後、ファイル名や写真を企画ごとに整理し、誤字・脱字、URLやQR、写真等のチェックを行います。執筆の内容についても不明点やプライバシー、著作権等のほか虚偽の記載がないかわかる範囲で確認します。また、提出期限を早めに設定し、未提出の場合はリマインドと再設定をします。
- 原稿整理
- 誤字脱字、事実確認
- プライバシー・著作権配慮
- リマインド
- 著者への確認および修正依頼等
入稿・印刷
原稿をまとめて入稿データを作成し、アートスペースさんに入稿します。印刷も同様に手配されるため、校正作業と納品日程の調整を行います。
納品日が確定したら事務局に共有します。（※事務局は水曜日が休み）
- 紙面構成
- 入稿データ
- 写真等の指示
- 流用データ指示等
- 校正作業（PDF確認 → 著者確認 → 修正 → 再校正 → 最終校正 → 印刷 → 納品）
配布・回覧
各戸配布以外の配布先について
- 花野井交番
- 2部 ※人がいない時がありますが、時間は不定
- 花野井小学校
- 2部 ※学校の休みの日時は不可
- 田中小学校
- 2部 ※受付あり（学校の休みの日時は不可）
- 花野井保育園
- 2部 ※門にあるインターホンで呼び出してください。日曜日は不可
- ビレジ近隣センター
- 2部 ※特になし
- はなみずき
- 2部 ※木・日は休み
- ビレジ商店街会長（光フルーツ）
- 12部 ※営業時間：10時〜18時
- アイビーラボ（運営・ビレジサポート）
- 10部 ※営業時間：11時〜16時（木・日は休み）
振り返り
改善点、次号に向けた反省会を行い、マニュアルの更新をする。
- マニュアルの更新
- 次号の準備
3. 構成・レイアウト・デザインルール
- 紙面サイズ
- A3サイズ（両面印刷）
- フォント
- （指定なし）
- 文字数
- A3片面 5700字、両面でおおよそ 11400程度で換算（仮）
※大見出し、見出し、写真のスペースはそこから除算していく - 写真・イラスト
- 必ずキャプション付与、プライバシー配慮
- ページ構成
- タイトル・見出しを明確に、余白を十分に取る
- 注意事項
-
- 個人や団体の公平な扱い
- 差別的・攻撃的な表現の禁止
- 著作権や肖像権に注意
4. 広報誌作成スケジュール例
| 作業内容 | 期間 |
|---|---|
| 企画・立案 | 2か月 |
| 執筆期間 | 1か月 |
| 原稿とりまとめ | 1か月 |
| レイアウト | 2週間 |
| レイアウト確認 | 2週間 |
| 印刷・納品 | 1週間 |
次号の準備も早めにスタートし、常にスムーズな発行を目指します。
最後に
広報誌は、自治会活動を「見える化」し、地域の一体感を育てる大切なツールです。このマニュアルに沿って、住民みんなに親しまれる広報誌づくりを目指しましょう！
随時問題点や改善点は部長に報告し、マニュアルに反映していきます。
注意事項
- 住民の皆様の自治会費から制作費用が出ております。なので、掲載することがないからと言って、有益でない情報を載せて発刊するようなことは避けてください。
- 多くの方に執筆を依頼することになるので、編集側の都合で遅れたり、落としたりすることは避けてください。
- 原稿を依頼する際には、必ず期限を示して期限まで来ない場合は、リマインドおよび原稿をいただける日程を約束するようにしてください。あいまいな態度で接しているとどんどん遅れて、真面目に執筆している方々にも迷惑となります。
- 広報活動は、少人数での活動となります。他のメンバーに迷惑のかからぬように、時間的にも余裕をもって行動を心がけてください。（やむをえない事情の場合、手持ちの業務をスムーズに引き継ぎをすること。）
- デザインを担当していただいているアートスペースさんは、言わないといつ上がってくるのかわかりません。なので、密に連絡を取り合って、必ず仕上げの希望日を伝え可能かどうかの確認をして、関係各所へ共有してください。